Typowy obieg faktur w firmie często rodzi wiele różnego rodzaju problemów. W pierwszej kolejności wymaga dość dużej pracy ludzi z kilku działów, ale też jest czasem przyczyną dużego zamieszania. Dokumenty dostarczane są do firmy rozmaitymi drogami. Część z nich może być dostarczana razem z towarem do magazynu czy działu zakupu, część przychodzi listownie do sekretariatu, a część księgowość dostaje wprost na maila. Tak duży rozrzut miejsc powoduje, że dokumenty często wędrują niepotrzebnie między działami, czasami się gubią i tak naprawdę jest z nimi spore zamieszanie.

Najlepiej nawet zorganizowana obsługa faktur w wersji tradycyjnej nie ustrzeże się od takich kłopotów, a poza tym zabiera sporo czasu ludzi, którzy mogliby zrobić coś innego zamiast szukać zaginionych papierów – tutaj o obsłudze faktur. Dlatego też firmy decydują się coraz częściej na usprawnienie w jakiś sposób procesów związanych z rejestracją i obsługą faktur zakupowych, a ze wsparciem przychodzą im najnowsze technologie.

Jednym z bardzo chętnie stosowanych rozwiązań tego typu jest oprogramowanie do elektronicznej obsługi i archiwizacji dokumentów.

Czyżbyś nie mógł przerwać tego artykułu? To dla nas niebywale przyjemna informacja – zatem kontynuuj poszukiwania (http://www.waliduda.pl/o-kancelarii/anna-ludwik) na następnej witrynie.

Wszystkie faktury na papierze, które pojawiają się w firmie są przede wszystkim skanowane i przetwarzane do postaci cyfrowej. Odbywa się to na zaawansowanych skanerach, umożliwiających odczyt tekstu z wydruków. Aktualnie rozpoznanie faktur jest na wysokim stopniu zaawansowania, nowoczesne algorytmy radzą sobie bardzo dobrze z tekstem a ich skuteczność przedstawia się na poziomie nawet do 90 procent – więcej o rozpoznaniu faktur. Dzięki temu zmniejsza się znacząco ilość pracy ludzkiej, przy równoczesnym zachowaniu odpowiedniej jakości. Pozostałe dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów jest wykonywane przez pracowników, a następnie tak opracowane faktury – (program do wystawiania faktur) trafiają dalej.

Zrobić między innymi można integrację z programem księgowym, do którego załadowane zostaną kompletne informacje o zakupie, razem ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko od razu będzie widoczne dla odpowiednich działów, i praktycznie od razu będzie można dalej z dokumentem pracować.